Προσωπικά δεδομένα

Ενημέρωση για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων (Κανονισμός ΕΕ 2016/679, «GDPR»)

1. Ποιος είναι υπεύθυνος

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η Λέσχη Αεροσφαίρισης Βορείου Ελλάδος (Λ.Α.Β.Ε.), αθλητικό σωματείο με έδρα τον Δήμο Θεσσαλονίκης. Την εφαρμογή τη διαχειρίζεται το Διοικητικό Συμβούλιο (ΔΣ). Δεν έχει οριστεί Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων: για οτιδήποτε αφορά τα δεδομένα σου γράφεις στο ΔΣ, στη διεύθυνση επικοινωνίας που φαίνεται στο τέλος της σελίδας.

2. Τι στοιχεία κρατάμε

• Για τα μέλη: ονοματεπώνυμο και πατρώνυμο, ημερομηνία γέννησης, αριθμός μητρώου, ημερομηνία εγγραφής, φωτογραφία προσώπου, κατάσταση μέλους, συνδρομές, παρουσίες σε events, μετρήσεις του αεροβόλου (joule), ποινές (προειδοποιήσεις, κίτρινες και κόκκινες κάρτες με την αιτιολογία τους) και σημειώσεις του ΔΣ. Όσα δίνεις στην αίτηση εγγραφής: όνομα μητέρας, αριθμός ταυτότητας, διεύθυνση, επάγγελμα, φύλο, και οι υπογεγραμμένες δηλώσεις (αίτηση, GDPR, ποινικού μητρώου, υγείας). Όσα συμπληρώνεις προαιρετικά στο προφίλ σου: τηλέφωνο, στοιχεία επαφής έκτακτης ανάγκης και ομάδα αίματος.
• Για τον λογαριασμό σου: email, εμφανιζόμενο όνομα, γλώσσα, ο κωδικός σου (μόνο κρυπτογραφημένος, ποτέ ο ίδιος), πότε και ποια έκδοση αυτής της ενημέρωσης αποδέχτηκες, οι συσκευές και οι συνεδρίες σου (browser, ημερομηνίες), οι συσκευές όπου δέχεσαι ειδοποιήσεις, και, αν συνδέεσαι με Google, το αναγνωριστικό του λογαριασμού σου εκεί.
• Όσα κάνεις μέσα στην εφαρμογή: μηνύματα προς το ΔΣ, ψήφοι σε αποφάσεις, συμμετοχή σε κληρώσεις δώρων, συμμετοχή σε ομάδες της λέσχης, προσκλήσεις και αιτήματα ένταξης σε ομάδες.
• Για όποιον παίζει σε event της λέσχης ως καλεσμένος: ονοματεπώνυμο, callsign, email αν δόθηκε, χώρα, ομάδα, σε ποια events δηλώθηκε και αν ήρθε, αν πλήρωσε το παράβολο, ρόλος και μετρήσεις, ποινές με αιτιολογία, σημειώσεις του ΔΣ, και πότε αποδέχτηκε τους όρους συμμετοχής.
• Για όποιον κάνει αίτηση εγγραφής και δεν είναι ακόμη μέλος: τα στοιχεία της αίτησης, η φωτογραφία και τα έγγραφα που ανέβασε.

3. Γιατί τα κρατάμε και με ποια νομική βάση

• Μητρώο μελών, συνδρομές, κάρτα μέλους, παρουσίες, ανακοινώσεις, αποφάσεις και ψηφοφορίες: για να λειτουργεί η συμμετοχή σου στο σωματείο (άρθρο 6 παρ. 1 β του GDPR) και επειδή το καταστατικό ορίζει ότι η λέσχη τηρεί μητρώο μελών (άρθρο 6 παρ. 1 γ).
• Ασφάλεια των παιχνιδιών, ποινές, αποκλεισμοί, μητρώο καλεσμένων, ιστορικό ενεργειών του ΔΣ: έννομο συμφέρον της λέσχης να διεξάγει με ασφάλεια τα events και να εφαρμόζει τους κανόνες της (άρθρο 6 παρ. 1 στ). Έχεις δικαίωμα να εναντιωθείς (βλ. παρακάτω).
• Ποινικό μητρώο: το υποβάλλεις εσύ, για τον έλεγχο που προβλέπει το καταστατικό (άρθρο 2) για το ποιος μπορεί να γίνει μέλος.
• Ομάδα αίματος και υπεύθυνη δήλωση υγείας: είναι δεδομένα υγείας, ειδική κατηγορία (άρθρο 9). Τα κρατάμε μόνο με τη ρητή συγκατάθεσή σου, που δίνεις όταν υπογράφεις τη δήλωση ή γράφεις την ομάδα αίματος στο προφίλ σου. Είναι προαιρετικά και χρησιμεύουν μόνο για να ξέρουμε τι να κάνουμε σε έκτακτη ανάγκη. Μπορείς να τα ανακαλέσεις όποτε θέλεις: σβήνεις την ομάδα αίματος από το προφίλ σου· τη δήλωση υγείας την αποσύρεις ζητώντας από το ΔΣ να σε διαγράψει από το μητρώο, οπότε σβήνεται μαζί με την καρτέλα σου.
• Φωτογραφία προσώπου: για την κάρτα μέλους και για να σε αναγνωρίζουν στην είσοδο των events. Τη δίνεις με την αίτηση εγγραφής· αν ζητήσεις να αφαιρεθεί, η κάρτα μένει χωρίς φωτογραφία.
• Email και ειδοποιήσεις: στέλνουμε μόνο όσα χρειάζονται για τον λογαριασμό και τη συμμετοχή σου (για παράδειγμα επιβεβαίωση και κωδικοί, προσκλήσεις, ποινές, απαντήσεις του ΔΣ, ενημερώσεις για events στα οποία συμμετέχεις, υπενθύμιση λήξης συνδρομής). Δεν στέλνουμε διαφημίσεις. Την υπενθύμιση λήξης μπορείς να την κλείσεις από το προφίλ σου ή από τον σύνδεσμο στο τέλος του email.

4. Ποιος τα βλέπει

• Μέλη του ΔΣ: μόνο ό,τι αντιστοιχεί στο δικαίωμα που τους δίνει ο ρόλος τους. Τα ευαίσθητα στοιχεία (ημερομηνία γέννησης, τηλέφωνο, επαφή έκτακτης ανάγκης, ομάδα αίματος, αριθμός ταυτότητας, σημειώσεις, υπογεγραμμένα έγγραφα) τα βλέπουν μόνο όσοι έχουν το ειδικό δικαίωμα. Κάθε άνοιγμα εγγράφου και κάθε αλλαγή του ΔΣ καταγράφεται.
• Αρχηγός και υπαρχηγός της ομάδας σου στη λέσχη: αριθμό μητρώου, φωτογραφία, τηλέφωνο (μόνο αν έχεις λογαριασμό), παιχνίδια των τελευταίων 12 μηνών, ως πότε ισχύει η συνδρομή σου και τις ποινές σου που ισχύουν, με την αιτιολογία. Δεν βλέπουν ημερομηνία γέννησης, ομάδα αίματος, email, διεύθυνση, ταυτότητα ή σημειώσεις.
• Όλα τα μέλη: το όνομά σου και την ομάδα σου στον κατάλογο των ομάδων, και, όταν το ΔΣ έχει ανοιχτή αυτή τη ρύθμιση, το ονοματεπώνυμό σου αν κερδίσεις δώρο σε κλήρωση.
• Διοργανωτές events: ονόματα και email όσων συμμετέχουν, και ποιος έχει ποινή σε ισχύ.
• Ψήφοι: όταν μια απόφαση ψηφίζεται μέσα από την εφαρμογή, η ψήφος σου καταγράφεται με το όνομά σου και τη βλέπει το ΔΣ, όπως η ανάταση του χεριού σε συνέλευση. Στις αρχαιρεσίες οι οθόνες και τα αρχεία του ΔΣ δεν δείχνουν τι ψήφισες, αλλά η εφαρμογή το κρατά στη βάση δεδομένων, στην οποία έχει πρόσβαση ο διαχειριστής του συστήματος.
• Μηνύματα προς το ΔΣ: τα διαβάζουν όσοι έχουν σχετικό δικαίωμα από τον ρόλο τους στο ΔΣ. Μη γράφεις εκεί δεδομένα υγείας ή στοιχεία άλλων ανθρώπων.
• Ο λογαριασμός διαχείρισης της εφαρμογής έχει πρόσβαση σε όλα και δεν ανήκει σε κανέναν άνθρωπο ξεχωριστά: τον φυλάσσει όποιος ορίσει το ΔΣ.

5. Σε ποιους τα δίνουμε

Δεν πουλάμε και δεν δίνουμε δεδομένα για διαφήμιση. Χρησιμοποιούμε πάροχους που επεξεργάζονται δεδομένα για λογαριασμό της λέσχης: τον πάροχο του διακομιστή (Contabo GmbH, εταιρεία της ΕΕ), τον πάροχο email (Gmail της Google, μέσω του οποίου φεύγουν τα μηνύματα της εφαρμογής), τις υπηρεσίες ειδοποιήσεων των browser και των κινητών (Google, Apple, Mozilla) αν ενεργοποιήσεις ειδοποιήσεις, και τη Google αν επιλέξεις σύνδεση με Google. Οι υπηρεσίες των ΗΠΑ ακολουθούν το πλαίσιο προστασίας δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ. Αν το ΔΣ ορίσει βιντεοκλήση για μια συνεδρίαση, ό,τι γίνεται μέσα στην κλήση (εικόνα, ήχος, ονόματα) είναι εκτός εφαρμογής και υπάγεται στους όρους της υπηρεσίας. Δίνουμε στοιχεία σε αρχή μόνο όταν το απαιτεί ο νόμος.

6. Αυτόματες αποφάσεις

Ο εσωτερικός κανονισμός της λέσχης (άρθρο 10) ορίζει ότι όποιος φτάσει συγκεκριμένο αριθμό κίτρινων καρτών σε ισχύ αποκλείεται από τα events. Η εφαρμογή το εφαρμόζει μόνη της: προσθέτει κόκκινη κάρτα με την αιτιολογία «Αποκλεισμός: N κίτρινες κάρτες σε ισχύ». Κάθε κίτρινη κάρτα την καταχωρεί άνθρωπος του ΔΣ, και το ΔΣ μπορεί πάντα να ανακαλέσει έναν αποκλεισμό. Αν θεωρείς ότι έγινε λάθος, ζήτησε από το ΔΣ να το εξετάσει.

7. Πόσο καιρό τα κρατάμε

• Μέλος: όσο είσαι στο μητρώο. Όταν ζητήσεις να φύγεις (καταστατικό, άρθρο 2) ή διαγραφείς, το ΔΣ σβήνει την καρτέλα σου οριστικά: φωτογραφία, συνδρομές, παρουσίες, ποινές, ψήφους και μηνύματα. Όσα πρέπει να φυλαχτούν από τη νομοθεσία (για παράδειγμα τα λογιστικά βιβλία της λέσχης) μένουν εκτός εφαρμογής για όσο απαιτείται. Αν σταματήσεις να είσαι μέλος και δεν ζητήσεις διαγραφή, το ΔΣ ελέγχει το μητρώο τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο και διαγράφει όσους είναι «Ανενεργοί» και δεν έχουν πληρώσει συνδρομή τα τελευταία τρία χρόνια.
• Λογαριασμός: ώσπου να τον διαγράψεις (Προφίλ → Τα δεδομένα μου). Η διαγραφή του λογαριασμού δεν διαγράφει την καρτέλα μέλους, που ανήκει στο μητρώο της λέσχης.
• Αίτηση εγγραφής που δεν εγκρίθηκε ή δεν στάλθηκε ποτέ: διαγράφεται 30 ημέρες αφού απορριφθεί ή αφού λήξει ο σύνδεσμός της (που ισχύει 30 ημέρες).
• Καλεσμένοι: δεν υπάρχει αυτόματο χρονικό όριο. Τα στοιχεία κρατιούνται όσο χρειάζονται για την ασφάλεια των παιχνιδιών και για να ισχύουν οι αποκλεισμοί. Μπορείς να ζητήσεις διαγραφή όποτε θέλεις και το ΔΣ απαντά μέσα σε έναν μήνα· αν υπάρχει αποκλεισμός σε ισχύ μπορεί να κρατήσει την εγγραφή όσο αυτός ισχύει, και σου εξηγεί γιατί.
• Αντίγραφα ασφαλείας: κρατιούνται τα 14 πιο πρόσφατα. Ό,τι διαγράφεται μπορεί να υπάρχει σε αυτά ώσπου να αντικατασταθούν από νεότερα.
• Τα υπόλοιπα διαστήματα (μηνύματα προς το ΔΣ, ιστορικό ενεργειών, αρχείο email, λήξη κίτρινης κάρτας) ορίζονται από το ΔΣ και φαίνονται στον πίνακα στο τέλος της σελίδας, όπως ισχύουν σήμερα.

8. Τα δικαιώματά σου

• Πρόσβαση και φορητότητα: Προφίλ → Τα δεδομένα μου → λήψη αρχείου με τα δεδομένα σου. Μέλος χωρίς λογαριασμό το ζητά από το ΔΣ. Ο καλεσμένος το κατεβάζει από τη σελίδα του event, στο «Τα στοιχεία μου».
• Διόρθωση: το μέλος αλλάζει μόνο του τα στοιχεία του προφίλ και το email του· τα υπόλοιπα τα διορθώνει το ΔΣ. Ο καλεσμένος με λογαριασμό διορθώνει όνομα και callsign από το «Τα στοιχεία μου».
• Διαγραφή: του λογαριασμού από το προφίλ σου· της καρτέλας μέλους με αίτηση προς το ΔΣ· του καλεσμένου με το «Ζητώ να σβηστούν τα στοιχεία μου».
• Ανάκληση συγκατάθεσης (ομάδα αίματος, δήλωση υγείας, φωτογραφία) και εναντίωση σε επεξεργασία που βασίζεται στο έννομο συμφέρον της λέσχης, καθώς και περιορισμός της επεξεργασίας: γράψε μας και θα το εξετάσουμε. Η ανάκληση δεν επηρεάζει όσα έγιναν πριν από αυτή.
• Απάντηση: μέσα σε έναν μήνα από το αίτημά σου. Μπορεί να σου ζητήσουμε να αποδείξεις ποιος είσαι.
• Παράπονο: αν θεωρείς ότι παραβιάστηκαν τα δικαιώματά σου, μπορείς να απευθυνθείς στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (dpa.gr).

9. Άλλα

• Επαφή έκτακτης ανάγκης: αν δώσεις στοιχεία άλλου ανθρώπου, φρόντισε να το ξέρει. Τα χρησιμοποιούμε μόνο σε έκτακτη ανάγκη.
• Ασφάλεια: κρυπτογραφημένη σύνδεση (HTTPS), κωδικοί που αποθηκεύονται μόνο ως hash, πρόσβαση ανά ρόλο, αρχεία που δεν είναι δημόσια και ιστορικό ενεργειών. Αν συμβεί παραβίαση, ενημερώνουμε την Αρχή μέσα σε 72 ώρες και, όταν ο κίνδυνος για σένα είναι υψηλός, και εσένα.
• Τοπικά δεδομένα: η εφαρμογή αποθηκεύει στη συσκευή σου ό,τι χρειάζεται για να δουλεύει η κάρτα μέλους χωρίς δίκτυο, και cookies για τη συνεδρία σου, για τη γλώσσα που διάλεξες και, για όποιον μπαίνει σε event από προσωπικό σύνδεσμο, για αυτόν τον σύνδεσμο. Τα δεδομένα της συσκευής και τα cookies συνεδρίας σβήνονται όταν αποσυνδεθείς. Δεν υπάρχουν διαφημίσεις, αναλυτικά στοιχεία ή cookies τρίτων.
• Η εφαρμογή απευθύνεται σε άτομα άνω των 18 ετών.

10. Αλλαγές

Όταν αλλάζει αυτή η ενημέρωση, το βλέπεις στην εφαρμογή και σου ζητάμε να τη διαβάσεις ξανά και να την αποδεχτείς. Οι προηγούμενες εκδόσεις φυλάσσονται.